Spese di vitto e alloggio: aspetti contabili e fiscali

Spese di vitto e alloggio per missioni

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili se documentate da fattura sia se effettuate nel comune dove ha sede la società sia fuori dal comune nei confronti tanto dei dipendenti quanto dell’amministratore della società o del socio. L’iva non è detraibile se il dipendente non si fa fare fattura, ma solo una ricevuta fiscale o scontrino. I rimborsi spesa documentati analiticamente o anche detti rimborsi a piè di lista per missioni effettuate fuori dal comune invece possono essere dedotti interamente.

Spese per trasporto o trasferte nel comune

Nel caso di trasferte effettuate dentro il comune di residenza della società o della sede di lavoro definita per un lavoratore dipendente le relative voci di costo a fine anno saranno indeducibili al 100%. Stesso discorso per le trasferte effettuate in comuni diversi che distano meno di 10 KM da quello dove è ubicata la sede di lavoro.

Spese di trasferta al di fuori del comune

Per questa tipologia di spesa si applicherà uno dei criteri visti sopra che prevedono la deducibilità del costo e l’imponibilità del rimborso effettuato al dipendente.

Rimborsi chilometrici al dipendente deducibili al 100%

Questa è una  voce che prevede il rimborso delle spese per missioni effettuate sia dentro sia fuori dal comune con l’auto del dipendente. La richiesta di rimborso del carburante, pedaggi e altre spese afferente il rimborso chilometrico. Tale rimborso è deducibile senza limiti per l’impresa e non imponibile in busta paga al dipendente.

Le spese di rappresentanza sono tutte quelle spese che un lavoratore autonomo, imprenditore o un professionista sostiene per migliorare l’immagine dell’attività, per garantire in modo indiretto una conversione in termini di immagine sul mercato. Queste spese possono essere rivolte a favore dei clienti o dei collaboratori, e si tratta di acquisti volti per esempio a migliorare le relazioni pubbliche, o per motivi di promozione.

Gli scaglioni di deducibilità previsti dalle spese di rappresentanza sono i seguenti:

1. all’1,3% dei ricavi e altri proventi, fino a 10 milioni di euro;
2. allo 0,5% dei ricavi e altri proventi, per la parte compresa tra 10 e 50 milioni di euro;
3. allo 0,1% dei ricavi e altri proventi, per la parte eccedente 50 milioni di euro.

Per la definizione delle spese di rappresentanza si deve fare riferimento al DM del 12 Novembre 2008 che identifica quali sono. Per queste il costo è deducibile per il 75% del loro ammontare documentato da fattura e ai fini Iva invece sono indetraibili.

• Le spese di vitto e alloggio sono qualificate spese di rappresentanza quando si riferiscono a:

– spese di vitto e alloggio relative ai soci in occasione dell’assemblea annuale;

– spese di vitto e alloggio relative ad «ospiti» in occasione di visite all’azienda;

– spese di vitto e alloggio relative a manifestazioni culturali (ad esempio: concerti, inaugurazioni di sedi aziendali, inaugurazioni di restauri);

– spese di vitto e alloggio relative ai «pranzi sociali» (ad esempio: natalizi).

– Costo di vitto alloggio per partecipazione cena di Natale da parte di clienti aziendali

• Le spese di vitto e alloggio non sono qualificate spese di rappresentanza quando sono:

– sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni, visite a sedi, stabilimenti o unità produttive;

– sostenute direttamente dall’imprenditore individuale in occasione di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere ed eventi simili in cui sono esposti beni e servizi prodotti dall’impresa o attinenti all’attività caratteristica della stessa.

Anche in questo caso il costo è deducibile per il 75% del loro ammontare.

Nella tabella qui sotto riportiamo un riepilogo delle diverse casistiche.