Rif. sentenza n. 18913/2022 del Tribunale di Roma; art. 2476 e 2429 c.c. - massima n. 82/2022 Consiglio notarile di Firenze, Pistoia e Prato.
Nella circolare odierna trattiamo il tema delle assemblee di approvazione del bilancio di esercizio. In particolare facciamo riferimento alle regole operative idonee per l’organizzazione dell’assemblea , considerando anche la possibilità di svolgerla in via telematica.
In secondo luogo ci soffermiamo sul tema del rapporto tra l’accesso ai documenti sociali da parte dei soci e l’invalidità dell’assemblea di approvazione.
Modalità di svolgimento dell'assemblea
Considerando le imminenti assemblee di approvazione dei bilanci al 31/12/22 riportiamo alcune regole operative definite dal Consiglio notarile di Firenze, Pistoia e Prato, per gestire al meglio l’assemblea telematica (sia “ibrida”, in cui alla riunione fisica si affianca la possibilità di partecipazione con mezzi di telecomunicazione, che “virtuale”).
- Viene evidenziata, innanzitutto, la centralità del rispetto del principio di collegialità. L’assemblea ibrida o virtuale deve fondarsi su di un collegamento biunivoco/bilaterale/a due vie attraverso il quale tutti i partecipanti devono:
– essere facilmente identificabili, meglio se in video, soprattutto in contesti potenzialmente numerosi e di soggetti che possono non conoscersi;
– poter interagire tra loro, ascoltando il dibattito in tempo reale, intervenendo in esso, scambiando documenti ed esprimendo il proprio voto.
Viene consigliato che lo statuto non si limiti ad una generica previsione al riguardo, ma disciplini (anche in un regolamento assembleare) le prerogative dell’organo amministrativo in merito alla scelta, da esercitarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta dell’assemblea, precisando se essa sia discrezionale, subordinata al ricorrere di certi presupposti o vincolata sia sul tipo di assemblea (tradizionale, ibrida o virtuale) sia sulle modalità accessorie (in caso di assemblea ibrida o virtuale, individuazione della piattaforma utilizzabile e/o delle altre modalità tecniche).
- Non viene considerata efficiente la scelta di regolamentare, in via statutaria o nel regolamento, anche la tipologia di piattaforma informatica sulla quale tenere l’assemblea virtuale o da offrire ai partecipanti a distanza nel caso di assemblea ibrida; ciò, infatti, produrrebbe una inutile rigidità .
- L’avviso di convocazione, inoltre, dovrebbe dar conto delle scelte effettuate dall’organo amministrativo, anche precisando in modo puntuale la piattaforma di collegamento da utilizzare; ciò, peraltro, non è un requisito di validità , potendo quest’ultima essere fornita ai soci mediante una successiva comunicazione. In ogni caso nell’individuazione della piattaforma non si potrà discriminare la compagine sociale. E, quindi, o la società mette a disposizione la piattaforma, senza che ciò costituisca un costo a carico del singolo socio e senza richiedere requisiti tecnico/applicativi eccessivamente complicati, oppure è consigliato avvalersi di un software alla portata di tutti, gratuito e facilmente scaricabile da internet.
- Si suggerisce, infine, di individuare nello statuto/regolamento assembleare le soluzioni da adottare al verificarsi di malfunzionamenti del collegamento. In caso di interruzione del collegamento durante la discussione o la votazione, ad esempio, occorrerebbe prevedere una sospensione temporanea dei lavori e, persistendo l’interruzione, distinguere tra l’esistenza di un problema “certificabile” e imputabile al singolo socio, che non influisce sulla legittima prosecuzione dei lavori, e un problema ascrivibile al malfunzionamento di apparati e piattaforme messe a disposizione dalla società.
Accesso ai documenti sociali da parte dei soci e invalidità dell’assemblea di approvazione
Il Tribunale di Roma si è recentemente pronunciato sul rapporto tra il diritto del socio non amministratore di srl di essere informato sullo svolgimento degli affari sociali e di avere accesso ai documenti relativi all’amministrazione e il diritto all’informazione preventiva di cui gode il socio in vista dell’assemblea di approvazione del bilancio, precisando che la violazione del primo non comporta, di per sé, l’invalidità della delibera di approvazione del bilancio.
Mentre l’art. 2429 comma 3 c.c. prevede, ai fini di una corretta e completa informazione dei soci, che il progetto di bilancio e le allegate relazioni restino depositate presso la sede sociale durante i 15 giorni che precedono l’assemblea di approvazione, l’art. 2476 comma 2 c.c. riconosce al socio non amministratore di srl il diritto di consultare tutti i documenti relativi alla gestione sociale, gravando, per converso, gli amministratori dell’onere di metterli a sua disposizione.
Ai fini della (in)validità della delibera di approvazione del bilancio, il Tribunale di Roma sembrerebbe, tuttavia, valorizzare la mancata consegna della documentazione richiesta dal socio allo scopo di chiarire il contenuto di alcune specifiche poste.
Riepilogando, quindi, con la decisione del tribunale romano viene confermato il principio per cui la mancata consegna della documentazione richiesta dal socio, relativa all’amministrazione della società, pur integrando la violazione del diritto all’informazione di cui all’art. 2476 comma 2 c.c., non rende invalida la delibera di approvazione del bilancio (e il bilancio stesso); invalidità che sussiste, invece, nel caso in cui il bilancio sia viziato da un intrinseco difetto di chiarezza, in mancanza dei necessari chiarimenti da parte degli amministratori nel corso dell’assemblea.
