Rif. DL 18/2020 convertito - Massima del Consiglio Notarile di Milano n. 200/2021 - Studio n. 41/2023/I Consiglio nazionale del Notariato
La disciplina emergenziale sulle assemblee a distanza (art. 106 D.L. 18/2020) stabilisce che, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata e le società cooperative possano prevedere che l’intervento all’assemblea avvenga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione.
Ora, in vista delle prossime assemblee di approvazione dei bilanci al 31 dicembre 2023, non essendo la disciplina emergenziale più in vigore riteniamo utile esaminare alcuni aspetti sulle possibilità attuali di modalità di svolgimento delle assemblee.
Normativa e situazione applicativa
Per fronteggiare l’emergenza da COVID-19, l’art. 106 del DL 18/2020 convertito aveva riconosciuto, la possibilità di:
- prevedere, nell’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie e straordinarie di spa, sapa, srl, società cooperative e mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;
- prevedere, inoltre, che le citate assemblee si svolgessero anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantissero l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza, in ogni caso, la necessità che si trovassero nel medesimo luogo, se previsti, il presidente, il segretario o il notaio (assemblee virtuali).
Ora, la disciplina emergenziale citata non è più in vigore e, quindi, non può essere utilizzata per le delibere di approvazione dei bilanci chiusi il 31 dicembre 2023.
Secondo un certo orientamento interpretativo, sarebbe possibile procedere comunque a un’approvazione attraverso assemblea “virtuale” in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, il ricorso a mezzi di telecomunicazione.
In particolare secondo il Consiglio Notarile di Milano, sia la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, sia la possibilità che le assemblee (totalitarie) si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, risultano già legittimate.
Diverso è il caso riguardante la possibilità che, a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria, l’assemblea venga convocata senza l’indicazione di alcun luogo fisico, ma solo mediante mezzi di telecomunicazione. A tal riguardo, è ritenuto ragionevole che, in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, il soggetto che effettua la convocazione possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione.
Inoltre quanto affermato per le assemblee è ritenuto tanto più applicabile alle riunioni del CdA e del Collegio sindacale, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che consenta la partecipazione con mezzi di telecomunicazione.
Si tratta di una posizione che ha trovato riscontro anche nello Studio n. 41/2023/I del Consiglio nazionale del Notariato (non ancora pubblicato).
Questa posizione non sembra condivisa però dall’organo di rappresentanza politica del notariato secondo il quale, il ricorso all’assemblea “virtuale” sarebbe subordinato alla presenza di una clausola statutaria che esplicitamente l’autorizzi.
